Audit Komunikasi

Kuliah Umum Audit Komunikasi

Prof. Andre Hardjana

Gedung Pascasarjana UNDIP lt.1 tanggal 2 november 2010

Audit Komunikasi, yang didefinisikan oleh Prof.Andre Hardjana pada awalnya adalah keahlian dibidang organisasi dan bisnis berupa pengukuran-pengukuran dalam konteks komunikasi.
Menurut Howard H. Greenbaum(1974:374;1976:5)
Audit Komunikasi adalah sebuah struktur konseptual dan metodologis untuk pemeriksaan komunikasi dalam organisasi. Audit Komunikasi dapat menjamin bahwa pemeriksaan atau monitoring organisasi secara dini dapat membantu tindakan pencegahan yang lebih baik daripada tindakan perbaikan khususterhadap persoalan-persoalan komunikasi organisasi.
Latar belakang dialakukannya audit komunikasi yaitu pada saat terjadinya embargo OPEC pada tahun 1973 yang berdampak perusahaan-perusaahaan minyak besar di dunia menyadari bahwa komunikasi dalam perusahaannya kurang, begitu juga relation communication antara perusahaan dengan pihak lain. Sehingga mereka menggunakan komunikasi sebagai coorporate strategy.
Sedangkan menurut Gerald M.Goldhaber (1985:322;1993:348)
Audit Komunikasi merupakan seperangkat teknik-tekhnik analisis ilmiah yang menyeluruh untuk merencanakan intervensi dan mengembangkan strategi-strategi perbaikan komunikasi organisasi.
Ciri-ciri audit :
a. Kajian yaitu riset atau penelitian dengan implikassi kebijakan atau sistem.
b. Ilmiah : dapat dipertanggungjawabkan karena mengandung data-data empiris.
c. Karya spesialis : merupakan hasil kerja konsultan profesional yang berasal dari internal ataupun eksternal organisasi.
d. Gambar ataupun protet dari iklim komunikasi yang ada ataupun terjadi.
e. Menyeluruh
f. Cermat
g. Diagnosis
h. Rekomendasi : dalam konteks ini, rekomendasi haruslah dibuat sejelas mungkin.

Langkah-langkah dalam audit komunikasi
1. Diagnosis
2. Akumulasi data :
Merupakan deskripsi atau potret atau gambaran praktek saat ini. Data yang digunakan harus data nyata bukan data fiktif.
3. Analisis : membandingkan data yang ada, dengan sistem yang digunakan.
4. Evaluasi : membandingkan data yang ada dengan hasil yang ingin dicapai.
5. Rekomendasi : kesimpulan dan masa depan yang disertai resep langkah-langkah yang konkret.
Tujuan Akhir dari proses audit komunikasi
Evaluasi Kriteria
1. Efektivitas &Efisiensi
2. Akuntabilitas
Merupakan bentuk tanggung jawab dan juga keterbukaan
3. Komitmen
Komitmen berasal dari anggota organisasi dan juga eksternal organisasi.
4. Etika
Dalam menjalankan audit komunikasi, tidak diperkenankan adanya disinformasi atau kebohongan ataupun fitnahan.

Rekomendasi :
berupa langkah perbaikan yaitu:
1. Sistem baru / kebijakan baru / perubahan dan inovasi / tekhnologi baru
Dengan sistem baru, maka akan mendorong kemajuan organisasi.
2. Akuntabilitas
Akuntabilitas lebih diperjelas
3. Komitmen
Memperkuat tujuan tiap anggota
4. Etika

Ruang Lingkup
Latar belakang dialkukannya audit komunikasi adalah pimpinan melihat adanya indikasi penurunan sistem komunikasi organisasi sehingga mereka kemudian mencari konsultan.

Sistem adalah kebijakan organisasi secara keseluruhan, seluas, dan sedalam tuntutan dan kompleksitas organisasi, program-program seluruh organisasi. Kegiatan khusus meliputi program satu bagian, divisi, departemen, projek, kampanye, kelompok karyawan khusus, rapat, dll.
Menururut Howard Greenbaum (1974) komunikasi strategis adalah rencana strategik dari jaringan komunikasi fungsional untuk mencapai tujuan-tujuan komunikasivia kegiatan-kegiatan komunikasi yang sesuai dengan disain organisasi. Struktur sosial merupakan jaringan formal.

Audit system merupakan keseluruhan dari sistem yang meliputi :
1. Tujuan dan rencana organisasi
Tujuan adalah sesuatu yang henda dicapai oleh organisasi.
2. Kebijakan komunikasi
3. Kegiatan-kegiatan komunikasi
Tergantung pada tingkatan komunikasi : individu-kelompok-organisasi. Setidaknya, semua mempunyai rencana kegiatan formal yang berkaitan dengan tujuan. Fungsi komunikasi adalah informatif, regulatif, persuasif dan integratif
4. Kegiatan-kegiatan dengan umpan balik.
Kegiatan kelompok atau unit kerja harus ada umpan balik dari lembaga, begitu juga sebaliknya.
5. Sarana-sarana pemeliharaan sistem

Lankah-langkah dalam audit :
Audit : riset analisis data evaluasi rekomendasi kebijakan baru : berupa perubahan atau perbaikan kebijakan.

Tujuan dilakukannya audit, menurut Goldhaber (1985:8) yaitu :
 Untuk menentukan kelebihan atau kekurangan informasi untuk topik-topik penting, sumber-sumber, dan saluran-saluran komunikasi.
 Mengevaluasi kualitas hubungan komunikasi, khususnya mengukur tingkat kepercayaan (trust), dukungan , keramahan, dan kepuasan kerja secara keseluruhan.
 Mengetahui jaringan komunikasi operasional.
 Menentukan kemungkinan munculnya bottleneck dan gatekeepers informasi dengan membandingkan peran-peran komunikasi personil kunci dengan peran yang diharapkan.

Pendekatan yang digunakan :
1. Pendekatan konspetual
2. Pendekatan survey
3. Pendekatan prosedur

Metode yang dipakai meliputi :
1. Survey
Mencari data empirik di lapangan.
2. Wawancara mendalam
3. Analisis jaringan
4. Pengalaman komunikasi
5. Catatan harian
Sesuatu yang perlu ditekankan adalah audit harus betul-betul memberikan data yang dapat dipertanggungjawabkan.

Tekhnik yang digunakan diantaranya, tekhnik observasi, tkhnik wawancara dan tekhnik analisis isi.

Audit Komunikasi strategis

Audit Komunikasi startegis menurut Prof. Andre Hardjana yaitu kajian mendalam dan menyeluruh tentang pelaksanaan sistem komunikasi organisasi yang bertujaun untuk meningkatkan efekivitas organisasi.

Ciri-ciri audit komunikasi strategis
 Nilai evaluatif dan formatif : sebelum melakukan kegiatan komunikasi, organisasi harus mengetahuui apa yang terjadi dalam masyarakat. Pengetahuan untuk meninjau hal yang lalu.
 Evaluatif : gambar kinerja atau kapasitas dalam kondisi saat ini.
 Formatif : menunjukkan wilayah yang dapat memperkuat kinerja.
 Organisasi : keseluruhan / spesifik / kampanye dalam organisasi
 Audit : evaluator luar maupun dalam
 Audit : kajian 5 langkah

Secara strategis, prakteknya :
1. Strategi
Identifikasi visi ; pilih tujuan dan hasil ; pilih khalayak sasaran; mengembangkan pesan-pesan ; identifikasi pewarta terpercaya ; pilih mekanisme komunikasi atau penyebar info ; memantau konteks dan persaingan.
2. Implementasi
Mengembangkan materi yang efektif; membangun kemitraan yang penting ; melatih penyampai pesan ; menjangkau khalayak terus menerus ; memantau dan mengevaluasi.
3. Dukungan dan Integrasi
Dukungan dari jajaran pimpinan eksekutif ; penyedia sumber dana yang mencukupi ; mengintegrasikan komunikasi ke seluruh organisasi ; melibatkan staff di semua tingkatan.

Identifikasi tataran praktek
Kedewasaan dalam kemampuan berkomunikasi. Maturity scala adalah skala kedewasaan kemampuan bekerja.

Tataran 1
Praktek komunikasi ad hoc dan tidak terorganisasi. Merupakan suatu kebetulan atau tidak terencana.


Tataran 2
Praktek terencana dan terarah atau bukan reaktif terhadap situasi.

Tataran 3
Terinstitusional dan terkoordinir. Praktek-praktek diketahui dan dikoordinasi di dalam (intenal) maupun ke luar (eksternal organisasi).

Tataran 4
Kinerja diukur. Ukuran kinerja dan kemajuan dihimpun dan dianalisis.

Tataran 5.
Mendapat pertimbangan teratur. Penanggung jawab pelaksana diajak bicara pimpinan melalui komunikasi formal maupun informal